MÜSAHİBƏ

Şirkətdə bütün işlərinizi “O” edəcək
03 YANVAR
1765

Şirkətdə bütün işlərinizi “O” edəcək

2019-01-03 09:48:00

Şirkətinizdə layihələr çoxdur və bu layihələr xeyir verməkdənsə əksinə ziyanvurursa, O zaman şirkətdə şəffaflıq məhsuldarlıq yox olacaq. Lakin bu işlərin öhdəsindən gəlmək mümkündür. Belə ki, hər sahədə yeniliklər və müasirlik olduğu kimi artıq ölkəmizdə də idarə etmədə yeni bir üsul tətbiq edilməyə başlanıb. Bu üsul PMO, Project Management Office adlanır, yəni Layihələrin idarə edilməsi ofisi. İdarə etmədə yeni menecment olan bu sahə barədə ətraflı məlumat əldə etmək üçün Azər Türk Bankda PMO rəhbəri eyni zamanda CSPM(IPMA Level-B:Certified Senior Project Manager) Rəşad İbrahimovla PMO – nə olduğunu və özəllikləri barədə öyrəndik. O Fins.az-a PMO-nun günümüzdə rolu barədə söz açdı.

PMO nədir ?

Bu gün Azərbaycanda Projekt Menecment Office çox populyar olmağa başlayıb. Çünki artıq müəssisənin rəhbərliyi anlayır ki, ona layihələrin koordinasiyasında bir dəstək, kömək lazımdır. Bu funksiyanı isə indiyə kimi rəhbər özü həyata keçirib.

Belə ki, rəhbər özü rutin işlərə nəzarət edir. Bu problemlər də gündəlik iş olduğu üçün rəhbəri öz işidən ayırır. Hansı ki, müəssisə rəhbərinin əsas işi şirkətin strategiyasını və biznes hədəfləri fokuslanmaqdır. Bundan başqa  rəhbər şəxs şirkət üçün hansı imkanların olduğunu da araşdırmalıdır. Lakin bütün bu işlər əvəzinə o şirkətin gündəlik nizamlanmalı olan işlərinə vaxt sərf edir. Dinamik və iti surətlə inkişafda olan dünyada dəyərli zamanı və əldə edə biləcək faydanı itirməklə üzləşir.

Odur ki, şirkətdə bütün bu planları yoluna qoymaq üçün PMO yaradılıb idarə etməyə yeniləmələr gətirilir.

 

Sual bəlkə də bir qədər təkrar olmuş kimi olacaq. Amma bir qədər də dərinə gedib PMO-nun şirkət layihələrində rolu və funksiyası haqqında məlumat verməyinizi istərdim.

Layihələrin idarə edilməsində must-have deyilən bir anlam var. Bu gün bütün dünyada layihələrin uğurla başa çatdırılmasında xüsusi rolu layihə menecerləri və uğurlu komanda oynayır. Project Management Office və ya qısaca desəm PMO bu komandaların yaranmasından başlayaraq layihənin bitməsinədək gərək olan alətlərlə, eləcə də komanda üzvlərinin eyni “dildə” danışmasını təmin edən və yol xəritəsini işləyən qurumdur.

Project Management Office layihə portfelinin idarə oluhnması ofisidir. PMO şirkətdə yaradılmış xüsusi orqandır ki, hansı ki, layihənin koordinasiyası ilə məşğul olur. Həmçinin bura məlumatların toplanmsı resursların nizamlanması, iş qrafikası, işçilər arasında komunikasıya və digər işlər daxildir.

Ofisi formalaşdıran menecer və peşəkarlar ən yaxşı təcrübəni və strategiyanı tətbiq etməklə lahiyəni maksimum optimallaşdırırlar. Bəzən də elə olur ki, layihənin yeganə meneceri olur. Təbii ki, bu layihənin ölçüsündən və rəhbərin istəyindən asılıdır.

Dünyaca məşhur olan Apple, Microsoft kimi şirkətlərdə layihələrin bütün dünyaya tanınmasında, deyərdim ki, PMO komandasının böyük rolu var.

PMO yaradılmasında şirkət layihəyə hansı üstünlükləri qazandırmış olur?

PMO-nun əsas məqsədi layihənin idarə edilməsində, keyfiyyətli nəticələr və konkret üstünlük əldə etmək üçün beynəlxalq standartların tədbiqidir. PMO bütünlükdə şirkətin qlobal strategiyasını anlayan,uyğun və sərfəli alətlərlə strategiyanı həyata keçirməyə fokuslanan ofisdir.

Hazırda bütün dünyada bu tip ofislərin yəni PMO-ların populyarlığı durmadan artır. Çünki şirkətlər PMO-dan gələn xeyiri görürlər.

PMO – ivestisiya edən şirkətlər əmin olurlar ki, layihə ilə bağlı bütün resurslar, risklər, konfliktli vəziyyətlər tam nəzarət altındadır. Bunlar dünyada sınaqdan keçmiş qabaqçıl metodologiyalar vasitəsilə nail olunur.

PMO-nun yaradılmasında kimlər maraqlıdır?

İlk öncə biznesin sahibi, xərcləri azaldıb hədəflərə tez çatmaq istəyən rəhbər, idarəetmədə dəyişiklik etməklə komanda ruhunu gücləndirmək və məsuliyyət hissini artırmaq niyyəti olanlar.

Şirkətdə PMO-ya tələb, onun böyüklüyündən və fəaliyyət sahəsindən asılıdır. Günümüzdə layihə idarə olunması ofisləri daha çoxqlobal tikinti, tibb, İT, maliyyə sektoru, istehsal sahələri, banklar və həttakiçik logistik mərkəzlərindədir.

Hazırda PMO-ya tələb istənilən ölçüdə olan şirkətlər tərəfindən artmaqdadır.

Şirkətdə PMO-nun məsuliyyət daşıdığı sahələr hansılardı?

Bu şirkətdən asılı olaraq dəyişir. Ancaq ümumilikdə nəzər salsaq görərik ki, PMO əsasən bunları əhatə edir.

Layihənin təşkil edilməsi və əsaslandırılması

Layihədə texniki və metadaloji seçim, və prosesslərin standartlaşdırılması

Layihənin qiymətləndirilməsi, lahiyənin həyata keçirlməsi zamanı qənaətin edilməsi

Resusrslardan istifadənin optimallaşdırılması

Risklərin və konfliktlərin qarşısınını alınması

Layihədə inkişafın nəzarətdə saxlanılması və asılıqların idarə edilməsi

Əməkdaşların lazım gələrsə öyrədilməsi

Layihədə şəffaflığın yaradılması

Komanda daxili komunikasiyanın gücləndirilməsi

Layihə rəhbərlərinə administrativ dəstək

Rəhbərliyə hesabatların çatdırılması

Təşkilatın bütün arxiv layihələrin idarə olunması

PMO üzvlərinə idarə etmədə xüsusi biliklərin olması vacibdir bu barədə də Layihələrin İdarə olunması Beynəlxalq assosiasiyanın, Project Menecment İnstitunun, İSO və digər standartlarda da vurğulanır.

Yeri gəlmişkən Azərbaycanda layihələrin idarə olunmasında yeganə peşəkar qurum, vaxt aşırı layihə idarə etməsində peşəkarların bir arada toplanmasında aktiv olan, Beynəlxalq İCB standartını azərbaycan dilində yayılmasına səbəb olan Azərbaycan Layihələrin İdarə olunması Asosiyasiyasıdır. Bu gün bu qurum Azərbaycanda 20 illik təcrübəyə malikdir. Yegənə regionda ilk və hələlik yeganə İPMA sertifikatlaşmasını həyata keçirən qurumdur. Qeyd etmık istərdim ki, standartlar dünyanın artıq 70 ölkəsində tanılır.

Sizin sadaladıqlarınız şirkət rəhbərliyinin işinin asanlaşdırılmasını deməyə əsas verir. Bəs şirkət işçiləri necə, onlar xüsusi nəzarətin və onlardan tez-tez hesabatların alınmasını necə qarşılayırlar?

Hər bir idarə etmədə olduğu kimi bu sahədə də yenilikləri “köhnə” işçilər birmənalı qarşılamırlar.

Çünki əvvəl funksional rəhbər birbaşa əsas rəhbər ilə əlaqə qurub işlərini tənzimləyirdisə, indi bunu PMO vasitəsilə edir. Bu da köhnə işçilərin narazılığına səbəb olur və onlar yeniliklərlə çox vaxt razılaşmaq istəmirlər. Deyək ki, əvvəl birbaşa direktora hesabat verən şəxs indi də elə etmək istəyir. Beləki əksər halda hesabat zamanı o bunu istədiyi vaxtda və tərzdə edir. Lakin şirkətdə Projekt Menecment Ofis yarandıqda sistem üzrə ardıcıl hesabat vermək lazım olur, məsuliyyət artır, problemlər üzə qısa zamanda çıxır. Bu da çox vaxt əvvəlki qaydaya alışmış işçilər tərəfindən heç də birmənalı qarşılanmır. Birinci ona görə ki, vaxtı-vaxtında hesabat vermək olduqca məsuliyyətli bir işdir. Çünki iş öncədən təyin olunan vaxtda həyata keçirilməli olur.

Bəzən hətta elə olur ki, köhnə işçilər PMO-nu sabotaj belə etməkdən çəkinmirlər. Hətta bəzən intriqalar da yarana bilər. Misal olaraq, ən çox rastlaşdığım cümlələr “bürokratik əgəllər artıb”, “Bu sistem bizə lazım deyil”, “Mən nəyə görə sizin metodologiyanı qəbul etməliyəm?” və  s.

Lakin əgər rəhbər sistemin dəyişdirilməsində qərarlıdırsa Projekt Menecment Ofis öz işini uğurla başa vura biləcək. Yox əgər rəhbər şəxs qərarsız olarsa o zaman təbii ki, sistemin özü çökəcək. Çünki burada investorun, səhmdarın və rəhbərin birbaşa özünün marağı olmalıdır ki, bu sistem yaşasın və onun qurduğu da inkişaf etsin.

Bu sistem institisional qurulur. İlkin olaraq insanlara izah etmək lazımdır ki, onların görəcəyi iş böyük bir lahiyənin bir parçasıdır və o parça olmasa böyük iş ərsəyə gələ bilməz. Belə iş prosesi zamanı xüsusi stimullaşdırıcı işlər görülür. Misal üçün yaxşı işləyənlər mükafatlandılrılır işində geri qalanlar isə ya öyrədilir ya da kicərimələnirlər.

PMO ilə işin qurulmasında bir işdə iş adamı həm vaxtda həm də xərclərdə qənaət etmiş olur.Ən əsası isə qənaət edilmiş vaxtda strategiyanın və gələcək işkişafa fokuslanmağa nail olur.

Müəllif: Xeybər Heydərov 

© Materiallardan istifadə edərkən hiperlinklə istinad olunmalıdır
  • $ USD
    1.7
  • € EUR
    1.9288
  • ₽ RUB
    0.0264