Vaxt tükədənlər – statistika
Avropa və amerika şirkətlərində aparılan araşdırmalar göstərib ki, rəhbər və mütəxəssislərin əksəriyyətinin iş günü belə desək, normal olmur. Belə ki, işçilər hər həftəni ofisdə keçirirlər:
almanlar – 70 saat;
ingilislər – 60 saat;
amerikanlar – 58 saat;
fransızlar – 56 saat;
isveçlilər – 54 saat.
Bu məqamda əlavə etməliyik: alman menecerlərin 23%-i həfətədə 80 saat, 24%-i isə 100 saat işləyir. Beləcə, işçilərin 75%-i özləri yeddigünlüyü təyin ediblər. Əsas vaxtı müxtəlif formatda olan iş görüşmələri aparır, onlar iş saatının 65%-ni aparırlar.
Əldə edilmiş statistik məlumatlar həm də onu göstərir ki, iş saatının 36%-i (ildə 78 gün) qeyri-məhsuldar keçir. Səbəblər – keyfiyyətsiz təşkilat və planlaşdırma. Başqa sözlə desək, taym-menecment prisiplərindən istifadə edilmir. Ona görə də hər dəqiqəni dəyərləndirib günü məhsuldar keçirmək lazımdır. Problemi həll etməkdə Eisenhower metodu üzrə diaqnostika kömək edəcək.
Test “Hədəflər seçib vaxtı idarə etməyi bacarırsınızmı?”
Bu mini Eisenhower testi dörd pəncərədən ibarətdir. Sizdən onları doldurmaq tələb olunur. Bu maksimum 10 dəqiqə vaxtınızı alacaq. Belə ki, hər hansısa bir günü seçirsiniz və həmin günlük işlərin tam siyahısını üzrə tərtib edirsiniz, iş görüşlərini və toplantıları da daxil etməyi unutmayın. Sonra hər dörd pəncərə üzrə ümumi nəticələri hesablayırsınız.
A pəncərəsində təcili və vacib işlər qeyd olunur və əgər orada daha çox tapşırıq olsa demək ki, qərarların qəbulunu son ana saxlayırsınız və ya plan qurmaqla bağlı problem var. Nəticədə strss qaçılmazdır. Üstəgəl güc və vaxt da qalmır: analitik işə; perspektivli planların qurulmasına; yeni ideyalara. Bunlara müvafiq olaraq da qarşıya qoyulan məqsədlərə çatmaq çətinləşir.
Səbəblər: Qarşıya hədəflər qoyulmayıb; səlahiyyət bölgüsü aparmırsınız; tabeliyinizdə olanların iş qabiliyyətindən, bacarıqlarından əmin deyilsiniz… Bir sözlə,yükü öz üzərinizə almısınız. Belə olanda növbəti karyera pilləsinə çıxmaq çətinləşəcək, axı struktur bölmənin perspektivləri, düzgün plan qurmaq və yeni təkliflər barədə qlobal baxış yoxdur. Problemin mənbəyi: siz ancaq hazırki məsələlərin həlli ilə məşğul olursunuz.
Nə etmək lazımdır: effektivliyiniz üzərində çalışın – özünüz və tabeliyinizdə olanların. Ehtiyac yaranarsa, əməkdaşlarınızı ixtisas artımı üzrə seminarlara yönləndirin, sonra isə səlahiyyətlərinizi onlar arasında bölün. Görəcəkləri işlərin və tələb olunan bacarıqların siyahısını tərtib edin. Prioritet tapşırıqlara yenidən baxın – bu, səhvləri düzəltmək və vaxtı idarə etmək imkanı yaradacaq, yəni, perspektivli planlar qura biləcəksiniz.
B pəncərəsi: təcili olmayan, amma vacib işlər.
Vaxtı elə idarə edirsiniz ki, ikinci “pəncərə”ni bağlayırsınız – öznüzlə qürur duya bilərsiniz! Siz işləri çox mükəmməl şəkildə təşkil edə bilirsiniz (özünüzün və heyətin)!
Səbəblər: Prioritet tapşırıqlar sisteminiz konkret fəaliyyət üçün ən uyğun olandır. Səlahiyyətlərinizi bölüşdürə bilirsiniz və lazımsız problemlərin həllinə vaxt ayırmırsınız.
Nə etmək lazımdır: belə də davam etmək və vaxt alanların planlarınıza müdaxilə etməsinə imkan verməmək!
C pəncərəsi: təcili, amma vacib olmayan işlər
Əgər tezislərin böyük bir hissəsi məhz bu punktdadırsa, demək düşünməyə dəyər…
Səbəblər: Ayağa qalxırsınız və mövcud operativ problemləri həll edirsiniz, bunu həm lazım olduğundan, həm də şəxsi təşəbbüsünüzlə edə bilərsiniz. Özünüzə cavab verin: sizin vəzifə səlahiyyətlərinizə daxil deyilsə niyə? Bəs strateji planlama ilə kim məşğul olacaq? Prioritetlərin beləcə qarşıya qoyulması zamanla mütləq ali rəhbərliyin narazılığına səbəb olacaq. Ən yaxşı halda siz öz vəzifənizdə çox qalacaqsınız, ən pis halda isə kimləsə əvəz olunacaqsınız.
Nə etmək lazımdır: rəhbərinizin sizi işdən çıxarmaq ağlına belə gəlməsin deyə işləri qaudasına qoyun. Diqqətinizi planlaşdırmaya yönəldin, hədəflərinizə, işlərin icra qrafikinə yenidən nəzər yetirin, taym-menecment metodikasını araşdırın və onları tətbiq edin. Səlahiyyət bölgüsü aparmağı öyrənin. Təcili olaraq, vaxt aparanlardan qurtulmalısınız.
D pəncərəsi: təcili və vacib olmayan işlər
İşlərin çoxu məhz bu pəncərədədirsə, onda sizə nəyə görə ödəniş olunur? Etiraf edin: gününüzü, ayları, illəri boşuna keçirməyə heyfiniz gəlmirmi? Bu vəziyyətdə problemin kökünü axtramaq və məsləhətlər verməyin perspektivləri yoxdur. Ancaq üryincə olan bir işlə məşğul olmağı məsləhət görmək olar.