BİZNES

Elektron Sənəd Dövriyyəsi - problemi aktuallaşıb
14 MAY
416

Elektron Sənəd Dövriyyəsi - problemi aktuallaşıb

2018-05-14 09:00:00

Bildiyimiz kimi, kağız-sənəd idarəetməsi böyük zaman itkisi, əlavə xərclər və qeyri-dəqiqlik amillərini özündə birləşdirir.  Hər hansı bir biznes üçün ən vacib amillərdən olan təhlükəsizlik prinsipinin qorunmasını nəzərə alsaq “Elektron sənəd dövriyyəsi” sistemi müasir sahibkarlığın ən ümdə tələblərindəndir. Çünki müasir platformaya malik olan bu sistem  bütün köhnə, sovet dövrünə xas idarəetmənin çətinlik yaradan amillərini aradan qaldıraraq  təklif etdiyi əlavə üstünlüklərlə biznesin inkişafında əsas rollardan birini oynayır.

Azərbaycanda 15 ildir biznesin inkişafına daim dəstək olan  Prospect ERP-nin həllərindən yalnız biri olan Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi də ölkəmizdə artıq bir çox dövlət və özəl müəssisələrin, iri holdinq və şirkətlərin böyük rəğbət və etibarını qazanmışdır.

Şirkətin təklif etdiyi proqram geniş funksiyalara, rahat interfeysə malik bir çox modullardan ibarət olmaqla şirkətdaxili və xarici sənədləşdirmə işlərini aşağıdakı qaydada sistemləşdirir.

Daxil olan sənədlər - Müəsissə və təşkilatlara daxil olan müxtəlif sənəd növlərinin sistemdə qeydiyyatının aparılması və onların aidiyyatı bölmələrə icraata göndərilməsi sənəd dövriyyəsinin intellektual idarəetmə sistemi vasitəsi olan ProDOC-la həyata kecirilir. Hüquqi şəxs, fiziki şəxs və ya istənilən növlər üzrə klassifikasiya etmək imkanı olan “Daxil olan sənədlər” skaynerdən keçirilir və sənədin qeydiyyatı pəncərəsində lazımi məlumatlar qeyd edilməklə əlavə olunur.

Daxili sənədlər - İstənilən müəsissə və təşkilat daxilində istifadə olunan müxtəlif sənəd növlərinin (Məzuniyyət, Ezamiyyət ərizə və əmrləri, İcazə, Təqdimat və s. sənədlər) dövriyyəsi avtomatlaşdırılır. Sistemin tərkibində olan sənəd şablonları Mühasibatlıq, İnsan Resursları, Satış, Müştərilərlə qarşılıqlı əlaqələr, Təchizat və İnzibati bölmələr daxil olmaqla müəsissənin bütün sahələrinin fəaliyyətini əhatə edir.

Çıxan sənədlər - Modul vasitəsi ilə digər subyektlərə göndərilən və subyektlərdən daxil olan məktublara cavabların avtomatlaşdırılmış formada tərtibatıhəyata keçirilir. Daxil olan və ya göndərilən hər bir sənəd qeydiyyatdan keçirilir, sistemə daxil edilir, o sənədi hazırlayan icraçıların sənədlə bağlı apardıqları fəaliyyətin əməliyyat tarixçələri formalaşdırılır. Daxil olan hər bir məktuba gələn cavablar əlaqələndirilir, vahid bağlılıq zənciri formalaşdırılır.

Sənədlərin hazırlanması - Bunun sayəsində müəssisə və təşkilatlardan göndərilən sənədlərin (məktub, müraciət, ərizə, şikayət) hazırlanma və yoxlama prosesini avtomatlaşdırır. İcraçıların hazırladığı sənədlər təyin edilmiş məsul şəxs tərəfindən yoxlanılır və elektron təsdiqləmə əməliyyatı vasitəsilə göndərilməsinə razılıq verilir. Hazırlanmış elektron sənədin birbaşa daxilində çıxan sənədin qeydiyyatı aparılır və hər ikisi bir-biri ilə əlaqəndirilir.

Rollar - Şirkət strukturunun, hər bir bölmənin, şöbənin və əməkdaşın əks olunduğu bu modul idarəetmə proseslərinin daha aydın şəkildə reallaşdırılmasını təmin edir. Belə ki, elektron sənədlərin işlənməsi, təsdiqi və icra müddətini təyin etməklə, məsul şəxslərin kimliyi və son təsdiqləyən şəxsə qədər icra edilən proseslər tamamilə avtomatlaşır.

Dərkənarlar - Daxil olan hər bir sənədin təyinatına uyğun olaraq təşkilat və müəssisədaxili müəyyənləşdirilmiş məsul şəxslərə yönləndirilməsini avtomatlaşdırılır. Məsul şəxslər sənədin elektron formada qəbulundan və icraya götürülməsindən sonra dərkənar şəklində digər təyin edilmiş şəxslərə icrası üçün göndərir. Dərkənarla bağlı sistem məsul şəxs tərəfindən icraçılar üçün nəzərdə tutulmuş tapşırıqları avtomatik yaradır və icra müddətlərini nəzarətə götürür.

E-vəkalətnamə - Sistem elektron sənəd dövriyyəsi ilə bağlı aparılan əməliyyatların (sənədlərin hazırlanması, yoxlanması, təsdiqlənməsi, imzalanması və s.) məsul şəxslərin və icraçıların müxtəlif səbəblərdən iş yerlərində olmadığı dövrdə belə aparılmasını təmin edir. Məzuniyyət, ezamiyyət, xəstəlik və digər səbəbdən iş yerində olmayan məsul şəxslər və icraçılar müvafiq əməliyyatlar üzrə “E-vəkalətnamə” tərtib etməklə öz səlahiyyətlərini digər həmkarlarına ötürürlər.

Hesabat - Həllin universal “Hesabat” modulu istənilən dövr (gün, həftə, ay və ya il) üzrə elektron sənədlərin dövriyyəsi ilə bağlı müxtəlif kombinasiyalarda vizual hesabatlar formalaşdırır və təqdim edir. Yaradılmış bu hesabatlar vasitəsilə müxtəlif növ diaqramlarda əks olunan müxtəlif parametlərin müqayisəli nəticələrini əldə etmək mümkündür.

Qeyd edək ki, “Elektron sənəd dövriyyəsi” sistemi Prospect ERP-nin istehsal etdiyi avtomatlaşdırma məhsullarından yalnız biridir və Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyinə əsaslanan hüquqi normativ aktlara uyğun olaraq 0-dan yaradılmışdır. Sistem artıq AR Səhiyyə Nazirliyi, Veysəloğlu Şirkətlər Qrupu (tərkibinə daxil olan Veysəloğlu MMC, Ulduz şokalad fabrik, Araz Supermarketlər şəbəkəsi, OBA mağazalar şəbəkəsi, Entree kafelər), Hilton Otel, İDEA, SGS, Centron mağazalar şəbəkəsi kimi dövlət qurumları, iri holdinq və şirkətlərdə sənəd dövriyyəsinin səmərəli idarə olunması üçün istifadə edilir.

 

 

© Materiallardan istifadə edərkən hiperlinklə istinad olunmalıdır
  • $ USD
    1.7000
  • € EUR
    1.9635
  • ₽ RUB
    0.0257